Film Vrijdag: Hoe ik elk filmrolletje volg met behulp van een aangepaste Notion-database


Een geserialiseerd 35mm filmblikje dat voor een scherm wordt gehouden waarop mijn aangepaste Notion database staat.

Ik ben niet de meest georganiseerde persoon. Ik kan dan ook de keren niet tellen dat ik in de loop der jaren per ongeluk filmrolletjes heb gedraaid en vergeten was met welke camera ze waren opgenomen of hoeveel stops ik ze had ingedrukt, met als gevolg minder prettige resultaten wanneer ik ze verstuurde om te worden ontwikkeld en gescand.

Om dit probleem te verhelpen, besloot ik dit jaar iets nieuws te proberen. Ik besloot een soort database aan te leggen die mij zou helpen elk filmrolletje bij te houden dat ik uit de vriezer haal, in mijn camera laad en naar het lab van mijn keuze stuur.

Het is niet overdreven ingewikkeld, maar het is genoeg om me te helpen georganiseerd te blijven en hoewel ik pas 18 rolletjes in dit nieuwe organisatieschema heb, heeft het me al geholpen om bij te houden wat ik heb opgenomen, waarmee ik het heb opgenomen en waar in mijn workflow een bepaald rolletje film zich op een bepaald moment bevindt.

Deze eenvoudige kleine stickers zijn een van de twee hoofdbestanddelen van mijn organisatiesysteem.

De kern van dit hele systeem wordt gevormd door twee hoofdcomponenten: een goedkope rol geserialiseerde stickers en een op maat gemaakte Notion pagina die dient als database om alle details van elke filmrol bij te houden. Notion, voor de niet-ingewijden, is een aanpasbare productiviteitstool waarmee je verschillende databanken kunt maken met verschillende uitzichten en stijlen om bijna elke denkbare verzameling informatie beter te organiseren.

Voor de stickers gebruik ik deze set, die $8 kost en individueel genummerd is van 0001 tot 1000. Zodra een filmrolletje uit de vriezer komt, plak ik er een sticker op en noteer het nummer in de database. In het geval van 35mm, plak ik het nummer gewoon op de buitenkant van de bus, waar het blijft tot het ontwikkeld wordt door het lab. In het geval van 120 film plak ik de sticker op de achterkant van mijn Contax 645 totdat het rolletje is opgenomen en plak hem aan de buitenkant van de spoel (omdat 120 bij het opnemen van spoelen wisselt en over de papieren drager rolt, kan ik hem niet op de oorspronkelijke spoel plakken).

Voor de Notion-pagina gebruik ik een op maat gemaakte database in de stijl van een spreadsheet die aan mijn behoeften voldoet. Zoals te zien is in de afbeelding hieronder, bestaat mijn database uit tien kolommen, die elk een ander stukje informatie bevatten over een gegeven filmrolletje.

Klik om te vergroten.

Dit omvat het nummer van de filmrij, de gebruikte filmvoorraad, het gebruikte formaat, het aantal belichtingen op het rolletje, hoeveel stops het rolletje werd geduwd/getrokken, de status van de film, de camera die werd gebruikt om het rolletje te schieten, de lens(len) die werden gebruikt om het rolletje te schieten, notities over wat er met het rolletje werd opgenomen en, uiteindelijk, de mapnaam waarin de gescande beelden uiteindelijk terechtkomen wanneer ze in Lightroom worden geïmporteerd.

Met elke nieuwe rij, die begint met het stickernummer dat ik op de filmrol bevestig, voeg ik de relevante informatie toe terwijl ik mijn gebruikelijke workflow volg. Dit betekent meestal dat ik een verzameling rolletjes kies om vooraf stickers op aan te brengen en de basisinformatie – zoals filmvoorraad, formaat en belichtingen – in de database zet voordat ik de rolletjes in een van mijn 3D-geprinte filmkokers stop (een onderwerp voor een toekomstige Film Friday).

Zodra het rolletje in de camera geladen is, werk ik de kolom ‘Status’ bij en kies ik uit mijn vooringevulde camera/lens keuzemenu’s in hun respectievelijke kolommen. Zodra de film is opgenomen, werk ik de status van het rolletje bij, werk ik de lenskolom bij als ik met meer dan één lens heb opgenomen (wat bij mij zelden voorkomt) en voeg ik de notities toe over wat ik met het rolletje heb opgenomen en alle andere relevante informatie. Nadat de film is verzonden, gescand, gedownload en geïmporteerd in Lightroom, werk ik de relevante rijen bij met de mapnaam die ik in Lightroom voor dat rolletje heb gebruikt.

Vanaf het moment dat het blikje uit de vriezer wordt gehaald tot het moment dat het ontwikkeld wordt, blijft de sticker erbij.

Door dit allemaal te doen, zou ik, althans in theorie, in staat moeten zijn om vanaf nu snel te kunnen verwijzen naar elk rolletje film dat ik heb opgenomen. Het maakt het ook gemakkelijk om metadata aan de scans in Lightroom toe te voegen aangezien ik precies weet welke camera, lens en filmvoorraad werd gebruikt.

Dit hele project is nog jong en in ontwikkeling, maar het is al veel beter dan het probeer-te-herinneren systeem dat ik eerder gebruikte. Ik hoop ooit voorwaardelijke opmaak toe te voegen, zodat de database automatisch het aantal belichtingen van een rolletje 120 weet, gebaseerd op het soort middenformaat camera dat ik gebruik, en een kolom voor het bijvoegen van een contactblad van het rolletje, zodat ik snel individuele foto’s kan terugvinden zonder Lightroom te hoeven openen. Maar voor nu, dit is wat ik heb bedacht.

De oplossing voor 120 film is iets minder elegant, omdat het rolletje van spoel wisselt tijdens het fotograferen. Maar het lukt wel.

Als U zelf een databank wilt aanleggen, kunt U mijn voorbeeldsjabloon bezoeken en het naar Uw Notion profiel kopiëren om het te gebruiken en aan te passen zoals U het wenst. Het is vooraf gevuld met slechts een paar camera’s, filmvoorraden en lenzen die ik tot nu toe heb gebruikt, maar je kunt de opties aanpassen aan je eigen uitrusting. Het beste van Notion is dat het zo apparaatonafhankelijk is als het maar kan, dus je kunt het openen via een browser of via speciale apps voor Android, iOS en macOS. Dit maakt het gemakkelijk om de database onderweg aan te passen, of je nu een laptop of je smartphone gebruikt.

Als u niet bekend bent met Notion, kunt u de productpagina van het bedrijf bekijken en de uitgebreide verzameling gidsen en tutorials doornemen die Notion op zijn website biedt.

Als je beslist om het sjabloon te gebruiken dat ik heb gemaakt, laat me dan in de commentaren hieronder weten welke aanpassingen je hebt gemaakt om het geschikt te maken voor jouw workflow!